Un portale aziendale assolve due importanti funzioni: aggrega e organizza l'enorme quantità di dati generati e sparpagliati all'interno dell'azienda e presenta tali informazioni agli utenti attraverso un'interfaccia web semplice e personalizzabile.

Quella di organizzare l'informazione aziendale è infatti un'attività divenuta ancor più necessaria con l'avvento dei sistemi informatici. Un portale aziendale deve rispondere a determinati requisiti. Prima di tutto deve permettere l'integrazione con le più disparate fonti di dati, tipicamente i sistemi ERP, i mainframe, i database aziendali e documenti prodotti con strumenti di office automation (file Word, Excel, PowerPoint, PDF ecc.).



Il portale deve rappresentare un unico punto di accesso a tutte le informazioni (strutturate e non) generate dall'azienda e deve permettere di definire riferimenti esterni provenienti da internet. In secondo luogo un portale aziendale deve basarsi su una infrastruttura robusta e scalabile per la gestione dei dati.

Senza una infrastruttura di questo tipo non è ipotizzabile che il sistema possa

reggere l'aumentare del numero di utenti. Infine, il portale dovrebbe garantire un'interfaccia facile da utilizzare per chi vi si accosta la prima volta, efficace nella rappresentazione dei dati e semplice da amministrare. Inoltre è auspicabile un alto livello di personalizzazione dell'interfaccia. In definitiva un portale aziendale si può considerare l'inevitabile evoluzione delle intranet.
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Requisiti di un portale aziendale
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• Scalabilità: il sistema deve poter reggere l'aumentare del numero di utenti e delle attività ed

essere aperto all'integrazione con le nuove tecnologie.

• Sicurezza: a seconda dei ruoli e dei privilegi assegnati a ciascun utente, deve essere possibile

imporre restrizioni all'accesso alle informazioni e alle varie attività.

• Personalizzazione: l'interfaccia e le funzionalità del portale dovrebbero essere adattabili alle

singole esigenze degli utenti. Questi dovrebbero poter personalizzare l'aspetto del portale e

aggiungere o eliminare componenti e fonti di dati.

• Integrazione: il portale deve potersi integrare alle più disparate fonti di dati, siano essi strutturati

(provenienti dai sistemi ERP, dai database aziendali ecc.) e non strutturati (documenti Word,

Excel ecc.) presentandoli con un'unica interfaccia.

• Flessibilità: il sistema deve potersi adattare facilmente ai cambiamenti dovuti alla disponibilità di nuove fonti di dati e di attività e alle nuove tecnologie.
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Passi per la costruzione di un portale
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Come in qualunque altro progetto, anche il successo di un portale dipende dalla pianificazione che

viene effettuata. Le difficoltà che si possono incontrare nella fase di analisi e di sviluppo di un portale sono direttamente proporzionali alla complessità del portale stesso. Se si deve realizzare un portale con l'obiettivo di radunare qualche applicazione web-based in una singola pagina, allora la pianificazione non darà particolari problemi.

D'altro canto può diventare estremamente critico pianificare un portale che sia in grado di apportare benefici reali all'azienda, sia nel campo della gestione documentale che in quello della raccolta delle applicazioni, garantendo all'utente la possibilità di personalizzare la propria interfaccia. L'analisi svolta nel caso dello sviluppo di un prodotto software qualunque si differenzia da quella svolta nel caso dello sviluppo di un portale.

La differenza fondamentale sta nel fatto che il portale non deve solo supportare l'organizzazione interna dell'azienda, ma deve anche permettere e gestire la comunicazione con l'esterno, sia verso i clienti sia verso i fornitori. E' necessario quindi considerare anche questa caratteristica nel momento in cui si decide di partire con la realizzazione di un nuovo portale.
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Aree di azione

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Come per altri progetti è molto importante fissare gli obiettivi e le aree di azione. Gli esperti

affermano: "Dal più piccolo e insignificante obiettivo iniziale dipende il successo o l'insuccesso

dell'intero progetto finale". Questo significa che i designer del portale dovranno procedere per

piccoli passi, definendo inizialmente un piccolo raggio d'azione che delimiterà le funzioni del

portale. Possibilmente si dovrà identificare un'area di principale interesse aziendale nella quale

l'introduzione del portale possa fornire immediati benefici.

Analizziamo per esempio il caso di un dipartimento che si occupa di attività finanziarie. Possono essere presenti figure professionali che impiegano settimane o addirittura mesi per arrivare alla formulazione esatta di dichiarazioni finanziarie, raccogliendo dati sparsi in svariati fogli di lavoro, formattandoli in nuove strutture dati, allegandoli a email e spedendoli ad altre figure aziendali. E' chiaro che, in un ambiente come questo, uno strumento come il portale potrebbe fornire enormi benefici in tempi brevi.

Esiste sicuramente la possibilità che molte altre figure professionali potrebbero trovare la soluzione ai loro problemi nel portale, ma il designer deve puntare a fornire una soluzione ad un particolare problema. La strategia vincente è quella che pone come primo progetto da realizzare quello che cerca di svegliare la mentalità aziendale: il designer deve convincere, con il primo servizio realizzato, che il portale è in grado di fornire in concreto un valore aggiunto all'azienda.
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Obiettivo
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Generalmente i portal designer devono partire da un'analisi del sistema esistente che dovrà essere

integrato nel portale, sottolineando i moduli e le parti che più facilmente possono migrare nel nuovo prodotto. L'esempio che viene più naturale è quello delle email.

Le persone potrebbero ottenere uno strumento migliore per organizzare il proprio lavoro e contemporaneamente avere un'applicazione in meno aperta sul proprio desktop. Esiste la possibilità di gestire la propria email, la propria agenda degli appuntamenti e la lista dei lavori in corso senza necessariamente mantenere aperte tre applicazioni diverse. Questo potrebbe essere un primo obiettivo da porsi per riscuotere il successo iniziale tanto sperato.

Colui che sviluppa le applicazioni per il portale dovrebbe cercare di trovare qualcosa che "costringa" il personale dell'azienda a usare lo strumento fin dall'inizio; integrare un servizio di email potrebbe essere la soluzione ideale a questo problema, poiché forza l'accesso e l'uso del portale da subito.
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